Юлия Мануйлова, City Travel: платформа Millennium минимизирует количество ручных и бумажных операций при организации деловых поездок

Вот уже третий месяц не утихают дискуссии вокруг нашумевшего расследования «Трансперенси Интернэшнл Россия» о многомиллионных тратах российских чиновников в командировках. Особое внимание общественности вызвали деловые поездки главы Минпромторга Дениса Мантурова, который только за проживание в президентском номере шанхайского отеля в 2016 году потратил 1,4 млн. рублей.

В Минфине эту и многие другие цифры из расследования прокомментировали отсутствием лимитов на проживание федеральных министров в командировках — нормы начинают действовать для чиновников рангом пониже. По мнению авторов «Трансперенси», если бы лимиты действовали для всех, то российский бюджет сэкономил бы 12,5 млн. рублей только на поездках сотрудников Минпромторга в 2016-2017 годы.

Правда сэкономить на командировках чиновникам, да и коммерческим организациям можно куда больше. И связана эта экономия не сколько с оптимизацией затрат на билеты и проживание, сколько с высвобождением рабочего времени сотрудника, достигаемого за счет автоматизации процесса согласования деловой поездки и сдачи авансового отчета по её итогам.

По данным генерального менеджера City Travel (компания является разработчиком on-line платформы по автоматизации командировочного учета Millennium, внедренной на 1000+ крупных предприятиях страны) Юлии Мануйловой, средний и крупный бизнес тратит от 50 миллионов до 5 миллиардов в год на командировки сотрудников. В общей структуре операционных затрат этот вид статьи находится на 3-4 месте после фонда оплаты труды и аренды.

«И всем бы хотелось в организации этого бизнес-процесса минимального количества ручных и бумажных операций, которых и позволяет избежать платформа Millennium, над разработкой и интеграцией которой мы работаем уже 15 лет», — уверена Юлия Мануйлова.

Работает это следующим образом: сотрудник заходит на платформу и бронирует себе отели, билеты и трансферы, после чего выбранные услуги проверяются на соответствие установленным в компании лимитам и согласовываются руководителями. После выписки заказанных услуг происходит передача данных в учетную систему предприятия для формирования приказа на командировку или приказ формируется на самой платформе.

«Сейчас на финальной стадии находится разработка оптического распознавание символов OCR, с помощью которой клиенту, находящемуся в командировке, достаточно будет просто сфотографировать чек из ресторана или квитанцию такси и тут же прикрепить его к заказу – система сама заберет из него все данные и поместит в форму авансового отчета», — говорит Юлия Мануйлова.

По возвращении из командировки для составления авансового отчета сотруднику будет достаточно нажать несколько кнопок и интегрировать его в любой популярный сервис: SAP, 1С, Oracle, Microsoft Dynanics, Босс Кадровик и пр. и дожидаться компенсации из бухгалтерии.

Все этапы бизнес-процесса, связанные с передачей персональных данных, защищены методом генерации токена криптографических механизмов и могут быть настроены индивидуально для каждой организации, а интеграционную связку можно внедрить в любой его части.